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segunda-feira, 14 de setembro de 2015

Técnicas para ser mais produtivo na vida e no trabalho

E-mails, milhões de redes sociais, estudo, trabalho, amigos, relacionamentos amorosos, casa, filhos, etc. Ter que dar conta de todas essas atividades em meras 24 horas já é visto como tarefa corriqueira no cotidiano de muita gente. E fazer tudo isso em plena "era das distrações", na qual se manter informado é vital, não é nada fácil. Além disso, a oferta de conteúdo online é tão abundante que torna árdua a missão de encontrar informação relevante, diante de tantos cliques possíveis no meio do caminho. Para ajudar na missão de encontrar foco e tornar seu dia a dia mais produtivo, selecionamos dez dicas para você.

Estabeleça metas
Defina o que é essencial e estabeleça objetivos com clareza. Listar metas, mesmo que diárias, ajuda a manter a produtividade desejada, evitando distrações e desvios no meio caminho. Mais do que isso: diante do "bombardeio" de afazeres, ter objetivos bem definidos é uma necessidade. O professor da Methodus Consultoria, Leandro Santos, alerta que quem não lista metas corre o risco de se perder diante de tantas demandas. Mas não estabeleça objetivos irreais, pois pode trazer efeitos inversos. Delimitar estratégias realizáveis, e colocá-las em prática, é o melhor método tanto para metas a longo prazo, como dobrar os lucros da empresa, ou para objetivos do dia a dia e dar conta de fazer o mercado em pouco tempo, por exemplo.

Defina prioridades
Dado o primeiro passo, organize suas tarefas por prioridade. O que é mais importante: checar as atualizações das redes sociais ou finalizar aquele relatório? Listas nessa hora também ajudam, pois são uma guia para lembrar e cumprir com todas as demandas diárias. De acordo com Alberto Alvarães, um dos mais renomados Consultores em Gestão de Pessoas, deve-se saber diferenciar três elementos "totalmente diferentes entre si": urgência, importância e prioridade. "Urgência está ligado ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Esta pode ser mais ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância", explica.

Ambiente ideal
Nem o mais produtivo dos seres é capaz de manter um bom ritmo diante de uma fome monumental ou exaustão física. Tão importante quanto as condições físicas e psicológicas da pessoa um ambiente adequado, gerenciando elementos como iluminação, ventilação, ruídos e cores, é pré-requisito essencial para aumentar a produtividade. O professor de psicologia da educação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Fernando Becker, afirma que "ambientes inapropriados – escuros, frios ou barulhentos – causam desconfortos físicos, que geram estresse ao organismo humano e nãofavorecem o funcionamento do cérebro. Minimizam ainda o período de produtividade e antecipam o estado de fadiga".

Crie pressão
Ah, a pressão. Para muitos, não existe motivação maior para cumprir uma tarefa do que um prazo apertado – aquele relatório que levou semanas para ser concluído é finalizado em apenas alguns minutos justamente na hora de ser entregue ao chefe. No entanto, é mais saudável que a pressão venha de você mesmo. Desse modo, vale desde estabelecer um prazo fictício confortavelmente antes do real para terminar a tarefa, até dividi-la em pequenos afazeres com prazos mais curtos – um relatório semanal, por exemplo, pode ser escrito aos poucos diariamente.

Tenha reuniões eficientes
Mesmo que seja familiar, uma boa reunião, com pontos bem definidos, auxilia na execução posterior de demandas. Entretanto, não é raro uma reunião se alongar mais do que deve, perdida em detalhes que podem ser acertados depois, assuntos variados ou discussões improdutivas. O especialista em Atitude e Comportamento Organizacional, Rodrigo Cardoso, dá três orientações para uma reunião produtiva: ter uma pauta clara, de preferência escrita, com assuntos e tempo definidos; priorizar os assuntos por ordem de relevância; e registrar as pautas discutidas, terminando a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos e responsáveis definidos.

Organize-se
Mil coisas para fazer em um ínfimo dia? A palavra mágica para dar conta de todos os afazeres é organização. O consultor organizacional em gestão de empresas Ernesto Artur Berg propõe o que ele chama de "técnica da mortadela", basicamente "fatiar" a tarefa em pequenos pedaços. "Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério candidato a uma inesquecível indigestão. Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não existirá mais nenhum pedaço dela. O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em porções menores e depois complete-as passo a passo", diz.

Evite o perfeccionismo
Há um ditado popular que sentencia: "o perfeito é inimigo do ótimo". Fazer um trabalho bem feito é uma coisa, mas evite ser perfeccionista demais. Pode ser desejável fazer um trabalho impecável, mas raramente é imprescindível. Geralmente, o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. Além disso, pessoas perfeccionistas que exigem dos outros seu padrão de qualidade raramente conseguem cultivar bons relacionamentos com os colegas ou pessoas próximas. O psiquiatra e consultor de empresas Paulo Gaudêncio afirma que o perfeccionista se dedica tanto a uma tarefa que acaba fazendo pouco. “O perfeccionista é improdutivo, quando não paralisante. Ainda que produza, produz muito pouco e chega ao fim do percurso exausto", declara ele, que classifica o perfeccionismo de "desajuste emocional".

Relógio biológico
De acordo com o consultor organizacional em gestão de empresas Ernesto Artur Berg, existem estudos que comprovam que todos temos um "relógio biológico" que regula o fluxo de energia ao longo do dia. Assim, nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular estão no auge entre 8 e 11 horas da manhã. Eles vão diminuindo ao longo do dia, chegando a menos de 20% à noite. Desse modo, o ideal é executar as atividades prioritárias no início do dia, e se dedicar às tarefas rotineiras pela tarde. Ah, não se esqueça que comidas pesadas e álcool diminuem mais ainda a produtividade após o almoço e causam sonolência.

Seja positivo
Só sentencie que não consegue fazer algo depois de tentar. Elimine do seu vocabulário (e da mente) as expressões "não consigo" e "não é possível". Em vez de achar que não vai conseguir fazer aquele planejamento imenso a tempo da reunião na próxima semana, tente de verdade deixá-lo pronto, de todas as maneiras que puder. Só assim você vai saber realmente se consegue ou não algo. O contrário do negativismo é o otimismo em excesso, igualmente prejudicial. Caso perceba que realmente algo não pode ser feito de nenhuma forma, não desperdice tempo e empenho nessa tarefa. Procure adaptá-la a realidade.

Relaxe
Como ainda não existem homens-máquinas, relaxar eventualmente é bom, necessário e até ajuda a se manter produtivo. Faça pausas durante o trabalho e aproveite os dias de folga para esquecer um pouco das tarefas. Relaxar é tão necessário que muitas empresas até adotaram a "sesta", aquele cochilo pós-almoço, no cronograma oficial. Um estudo da Universidade da Califórnia demonstrou que os empregados com transtornos do sono e excessiva sonolência durante o dia possuem baixa produtividade, menor rendimento e 70% menos chances de serem promovidos, em comparação com colegas que conseguem alcançar o sono adequado. Então, dê um tempo e descanse.

Fonte: http://www.ehow.com.br/tecnicas-produtivo-vida-slide-show_243649/ - Escrito por Raíza Silva