1. Tenha sempre em mente que o tempo do leitor é limitado. O que você escrever deve ser entendido na primeira leitura. Se você quiser que seu trabalho seja lido e analisado por seus superiores, seja breve. Quanto menor o texto, maior a chance de ser lido por eles. Durante a 2.ª Guerra Mundial, nenhum documento com mais de uma página chegava à mesa de Churchill.
2. Saiba aonde você quer chegar. Antes de redigir, faça um esboço, listando e organizando suas idéias e argumentos. Ele lhe ajudará a não se desviar da questão central. Comece parágrafos importantes com sentenças-chave, que indiquem o que virá em seguida. Conclua com parágrafo resumido.
3. Torne a leitura fácil e agradável. Os parágrafos e sentenças curtos são mais fáceis de ler do que os longos. Mande telegramas, não romances. Para enfatizar, sublinhe sentenças e enumere os pontos principais (como fizemos com essas "dicas").
4. Seja direto. Sempre que possível, use a voz ativa. Voz Passiva - "Estamos preocupados com que nosso projeto não seja aprovado, o que poderia afetar negativamente nossa fatia de mercado." Voz Ativa - "Acreditamos que esse projeto é necessário para manter nossa fatia de mercado."
5. Evite "clichês". Use suas próprias palavras. Clichê - O último, mas não menos importante... Direto - Por último...
6. Evite o uso de advérbios vagos. E não esclarecedores, como "muito", "pouco", "razoavelmente". Vago - O projeto está um pouco atrasado. Direto - O projeto está uma semana atrasado.
7. Use uma linguagem simples e direta. Evite o jargão técnico e prefira as palavras conhecidas. Não esnobe o seu português. Jargão - Input, Output. Português comum - Fatos/informações, resultados.
8. Ache a palavra certa. Use palavras que você conheça exatamente o significado. Aprenda a consultar o dicionário para evitar confusões. Palavras mal-empregadas são detectadas por um bom leitor e depõem contra você.
9. Não cometa erros de ortografia. Em caso de dúvida, consulte o dicionário ou peça a alguém para revisar seu trabalho. Uma redação incorreta pode indicar negligência de sua parte e impressionar mal o leitor.
10. Não exagere na elaboração da mensagem. Escreva somente o necessário, procurando condensar a informação. Seja sucinto sem excluir nenhum ponto-chave.
11. Ataque o problema. Diga o que você pensa sem rodeios. Escreva com simplicidade, naturalidade e confiança.
12. Evite palavras desnecessárias. Escreva o essencial. Revise e simplifique.
13. Evite abreviações, siglas e símbolos. O leitor pode não conhecê-los.
14. Não se contente com o primeiro rascunho. Reescreva. Revise. Acima de tudo, corte. Quando se tratar de um trabalho importante, faça uma pausa, entre o primeiro e o segundo rascunho, de, pelo menos, uma noite. Volte a ele com um olhar crítico e imparcial.
15. Peça a um colega para revisar seus trabalhos mais importantes. E dê total liberdade para comentários e sugestões.
Fonte: Dicas Tilibra
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