Estabeleça metas
Defina o que é essencial e estabeleça objetivos com
clareza. Listar metas, mesmo que diárias, ajuda a manter a produtividade
desejada, evitando distrações e desvios no meio caminho. Mais do que isso:
diante do "bombardeio" de afazeres, ter objetivos bem definidos é uma
necessidade. O professor da Methodus Consultoria, Leandro Santos, alerta que
quem não lista metas corre o
risco de se perder diante de tantas demandas. Mas não estabeleça objetivos
irreais, pois pode trazer efeitos inversos. Delimitar estratégias realizáveis,
e colocá-las em prática, é o melhor método tanto para metas a longo prazo, como
dobrar os lucros da empresa, ou para objetivos do dia a dia e dar conta de
fazer o mercado em pouco tempo, por exemplo.
Defina prioridades
Dado o primeiro passo, organize suas tarefas por
prioridade. O que é mais importante: checar as atualizações das redes sociais
ou finalizar aquele relatório? Listas nessa hora também ajudam, pois são uma
guia para lembrar e cumprir com todas as demandas diárias. De acordo com
Alberto Alvarães, um dos mais renomados Consultores em Gestão de Pessoas,
deve-se saber diferenciar três elementos "totalmente diferentes entre
si": urgência, importância e prioridade. "Urgência está ligado ao tempo,
ao prazo de execução e de início da tarefa. Esta pode ser mais ou menos urgente,
dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá
agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais,
dependendo da tarefa. A prioridade surge a partir da combinação de seu grau de
urgência e importância", explica.
Ambiente ideal
Nem o mais produtivo dos seres é capaz de manter um
bom ritmo diante de uma fome monumental ou exaustão física. Tão importante
quanto as condições físicas e psicológicas da pessoa um ambiente adequado,
gerenciando elementos como iluminação, ventilação, ruídos e cores, é
pré-requisito essencial para aumentar a produtividade. O professor de
psicologia da educação da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, Fernando
Becker, afirma que "ambientes inapropriados – escuros, frios ou barulhentos
– causam desconfortos físicos, que geram estresse ao organismo humano e nãofavorecem o
funcionamento do cérebro. Minimizam ainda o período de produtividade e antecipam
o estado de fadiga".
Crie pressão
Ah, a pressão. Para muitos, não existe motivação
maior para cumprir uma tarefa do que um prazo apertado – aquele relatório que
levou semanas para ser concluído é finalizado em apenas alguns minutos
justamente na hora de ser entregue ao chefe. No entanto, é mais saudável que a
pressão venha de você mesmo. Desse modo, vale desde estabelecer um prazo
fictício confortavelmente antes do real para terminar a tarefa, até dividi-la
em pequenos afazeres com prazos mais curtos – um relatório semanal, por
exemplo, pode ser escrito aos poucos diariamente.
Tenha reuniões eficientes
Mesmo que seja familiar, uma boa reunião, com pontos
bem definidos, auxilia na execução posterior de demandas. Entretanto, não é
raro uma reunião se alongar mais do que deve, perdida em detalhes que podem ser
acertados depois, assuntos variados ou discussões improdutivas. O
especialista em Atitude e Comportamento Organizacional, Rodrigo Cardoso,
dá três orientações para uma reunião produtiva: ter uma pauta clara, de
preferência escrita, com assuntos e tempo definidos; priorizar os assuntos por
ordem de relevância; e registrar as pautas discutidas, terminando a reunião com
metas a serem cumpridas, com prazos e responsáveis definidos.
Organize-se
Mil coisas para fazer em um ínfimo dia? A palavra
mágica para dar conta de todos os afazeres é organização. O consultor
organizacional em gestão de empresas Ernesto Artur Berg propõe o que ele chama
de "técnica da mortadela", basicamente "fatiar" a tarefa em
pequenos pedaços. "Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos
de uma só vez é sério candidato a uma inesquecível indigestão. Mas, se ela for
fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não existirá mais nenhum
pedaço dela. O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em
porções menores e depois complete-as passo a passo", diz.
Evite o perfeccionismo
Há um ditado popular que sentencia: "o perfeito
é inimigo do ótimo". Fazer um trabalho bem feito é uma coisa, mas evite
ser perfeccionista demais. Pode ser desejável fazer um trabalho impecável, mas
raramente é imprescindível. Geralmente, o perfeito custa tempo, dinheiro e
esforço que não compensam o trabalho. Além disso, pessoas perfeccionistas que
exigem dos outros seu padrão de qualidade raramente conseguem cultivar bons
relacionamentos com os colegas ou pessoas próximas. O psiquiatra e consultor de
empresas Paulo Gaudêncio afirma que o perfeccionista se dedica tanto a uma
tarefa que acaba fazendo pouco. “O perfeccionista é improdutivo, quando não
paralisante. Ainda que produza, produz muito pouco e chega ao fim do percurso
exausto", declara ele, que classifica o perfeccionismo de "desajuste
emocional".
Relógio biológico
De acordo com o consultor organizacional em gestão
de empresas Ernesto Artur Berg, existem estudos que comprovam que todos temos
um "relógio biológico" que regula o fluxo de energia ao longo do dia.
Assim, nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular estão no
auge entre 8 e 11 horas da manhã. Eles vão diminuindo ao longo do dia, chegando
a menos de 20% à noite. Desse modo, o ideal é executar as atividades
prioritárias no início do dia, e se dedicar às tarefas rotineiras pela tarde.
Ah, não se esqueça que comidas pesadas e álcool diminuem mais ainda a
produtividade após o almoço e causam sonolência.
Seja positivo
Só sentencie que não consegue fazer algo depois de
tentar. Elimine do seu vocabulário (e da mente) as expressões "não
consigo" e "não é possível". Em vez de achar que não vai
conseguir fazer aquele planejamento imenso a tempo da reunião na próxima
semana, tente de verdade deixá-lo pronto, de todas as maneiras que puder. Só
assim você vai saber realmente se consegue ou não algo. O contrário do
negativismo é o otimismo em excesso, igualmente prejudicial. Caso perceba que
realmente algo não pode ser feito de nenhuma forma, não desperdice tempo e empenho
nessa tarefa. Procure adaptá-la a realidade.
Relaxe
Como ainda não existem homens-máquinas, relaxar
eventualmente é bom, necessário e até ajuda a se manter produtivo. Faça pausas
durante o trabalho e aproveite os dias de folga para esquecer um pouco das
tarefas. Relaxar é tão necessário que muitas empresas até adotaram a
"sesta", aquele cochilo pós-almoço, no cronograma oficial. Um estudo
da Universidade da Califórnia demonstrou que os empregados com transtornos do
sono e excessiva sonolência durante o dia possuem baixa produtividade, menor
rendimento e 70% menos chances de serem promovidos, em comparação com colegas
que conseguem alcançar o sono adequado. Então, dê um tempo e descanse.
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